Kirjoitin aiemmin tietopalvelun merkityksestä siinä, millaiset ovat yleisten kirjastojen edellytykset selviytyä kirjastoalan nykyisestä kriisistä. Mainitsin myös tapahtumatuotannon ja toiveeni, että se organisoitaisiin kirjastoissa nykyistä paremmin.
Käyttääkseni Napoleonin aikaista meriteknistä vertausta, jos kirjastoala on vuodon saanut laiva, tapahtumatuotanto on sitä, että miehistö ja matkustajat äyskäröivät kuka milläkin sangolla tai pullonkorkilla. Tietopalvelua taas edustaa se, että puuseppä riuskoine apureineen sukeltaa veden vallassa olevaan ruumaan ja korjaa vuodon. Suurin osa kirjaston henkilökunnasta on saanut tietopalvelualan koulutuksen, ja tietopalvelua on mahdollista tehdä osaavasti ja kustannustehokkaasti. Tapahtumista sen sijaan vastaavat usein henkilöt, joilla ei ole minkäänlaista alan koulutusta ja tuskin relevanttia kokemustakaan. Seurauksena on toisinaan melkoista sekoilua.
Mielestäni kirjastoissa tarvitaan tapahtumatuotantoa. Tapahtumat elävöittävät kirjastoa ja houkuttelevat uusia asiakkaita. Ne ovat myös luonteva tapa esitellä kirjaston aineistoja ja tehdä yhteistyötä muiden kulttuurilaitosten kanssa. Mutta miten tapahtumatuotanto oikein pitäisi järjestää, jotta lopputulos on paras mahdollinen?
Oma ehdotukseni on, että ainakin isoihin kirjastoihin ja kirjastokimppoihin pitäisi palkata tapahtumakoordinaattori, jolla olisi päävastuu tapahtumien järjestämisestä. Koordinaattorilla ei välttämättä tarvitsisi olla kirjastoalan koulutusta, mutta hänellä pitäisi olla hyvä tapahtuma-alan koulutus ja työkokemus. Lisäksi hänellä pitäisi olla todella vankkaa osaamista sisäisessä viestinnässä. Koordinaattorin tehtävänä olisi hallinnoida tapahtumatuotantoa: hyväksyä sekä sisäiset että ulkoiset tapahtumaehdotukset, huolehtia, ettei tule päällekkäisyyksiä, tiedottaa tapahtuma-asioista sekä talon sisällä että ulospäin yhdessä mahdollisen viestintäyksikön kanssa sekä toimia tapahtuma-asioissa muun henkilökunnan esimiehenä. Koordinaattorin tehtävänä olisi myös kirjaston johtajan kanssa huolehtia siitä, että tapahtumien sisältö vastaa kirjaston strategisia tavoitteita. Koordinaattorin tärkeimpiä tehtäviä mielestäni olisivat sisäinen tiedotus sekä päätösten teko erilaisissa tapahtumatuotantoon liittyvissä käytännön kysymyksissä.
Koordinaattorin palkkaaminen toki maksaa, mutta toisaalta saavutettaisiin säästöjä, kun toiminta olisi tehokkaampaa ja ammattimaisempaa. Ennen kaikkea epätietoisuuteen ja huonoon tiedonkulkuun liittyvät ongelmat vähenisivät. Toimintaa pystyttäisiin suunnittelemaan hyvissä ajoin, kun kaikki faktat olisivat tiedossa. Lopputuloksena olisivat paremmin toteutetut tapahtumat ja vähemmän stressaantunut henkilökunta.
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti